隨著企事業單位的快速發展，各種信息檔案資料數量逐漸增多，檔案的種類也呈多樣化。依靠RFID技術的智能檔案管理系統極大的提高了檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升，RFID技術強化智能檔案管理安全。
RFID是一種非接觸式自動識別技術，通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據。它具有遠距離、批量讀取、可識別靜止和運動狀態下的物品信息，同傳統的以條形碼為代表的自動識別技術相比，RFID在檔案管理中的應用解決方案具有非常明顯的優勢：
1、快速掃描
RFID讀寫器可以同時辨識多個RFID電子標簽，這是RFID能夠提升管理效率的關鍵，多標簽的識別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。
2、體積小型化、形狀多樣化
RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質，更適合往小型化與多樣形態發展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。
3、可重復使用
RFID電子標簽內儲存的數據可以動態的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項目中，一個電子標簽綁定一個檔案袋，在檔案的整個流轉過程中，即使檔案的業務流程發生變更，電子標簽也可以實時修改信息，以適應新的業務流程，反復使用，以更低的實施成本達到更高效的管理。
4、穿透性和無屏礙閱讀
RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質，進行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創造了條件。
RFID還具有遠距離、唯一性的特性，這些特性應用在RFID檔案管理系統中，可以實現更精準的進、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效化和智能化。
檔案管理的主要作業任務有：貼標、分發、接收等流程，通過給每一個檔案箱安裝一個RFID電子標簽，并綁定檔案信息，在各關鍵節點，通過讀寫設備對電子標簽信息的采集，達到對檔案的識別，從而實現RFID智能化檔案管理解決方案。
檔案管理系統設計采用三層架構：第一層是采集層，主要是通過射頻識別設備以及其它自動識別設備采集數據，包括RFID電子標簽和RFID讀寫器；第二層是網絡層，即通過無線通信技術，把采集來的數據傳遞到中央數據庫，包括無線接入設備和相關的網絡設備；第三層是應用程序，對采集的數據進行管理，包括數據庫服務器、應用服務器等檔案管理系統軟件。
對于需要管理的檔案袋、檔案盒、密集架等每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。
基于RFID技術的檔案管理系統：
提高工作效率:出入庫所有檔案都可以批量出入庫，直接通過通道讀寫器進行讀取檔案信息統計檔案數量。在盤庫是直接通過移動采集設備掃描各檔案的RFID電子標簽，直接讀取需要清點的檔案信息和檔案數量。這些都改變了傳統依靠人工手段，對檔案信息進行逐個確認和統計，提升了工作效率。
提高準確性，降低錯誤率:出入庫檔案、被清點檔案信息都改變了通過傳統人工手段進行清點、確認、登記的方式，直接通過掃描RFID電子標簽信息進行確認和統計，提到了準確性，避免了人為可能出現的錯誤。
提高安全，降低風險:通過RFID技術的應用，檔案數據的流轉信息更透明，更實時，由系統自身完成對檔案的數據信息進行監控預警，安全性更高；同時，現在的管理手段，可以更簡單快速的完成庫存盤點，帳、面直接核對，有效降低風險。
RFID技術應用在智能檔案管理系統為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本進行了更加高效的優化。RFID技術實現檔案實體流通過程的全程跟蹤管理、定位管理、檔案自動盤點、智能分析等功能，最大限度優化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度，節省人力物力，提高檔案保管利用效率，強化檔案管理安全。
