媒體資產管理系統從功能上可以分為編目模塊、查詢模塊、上載模塊、下載模塊、審核模塊、系統管理模塊、和數據管理模塊幾個大類。聲像媒體資料管理系統具備對現有資料、過去的原始資料、資料對外借閱情況實現統一集中管理、集中存儲、軟件智能檢索功能。不僅具備批量上傳、下載功能，而且可以批量修改，集中著錄、批量著錄。秘密級別需要由相關部門處級審批，機密和級別的影像資料則需要由中心進行審批。待審核通過后，才可進行資源下載。管理員權限分為三級：為超級管理員，可已進行一切系統操作；中間級為管理員，負責審核上傳的影像資料，對用戶設置不同權限；級為用戶，僅可對影像資料進行上傳、著錄、并可形成自己的影像資料庫等基本操作權限。文件及文件夾的密級管理：可以控制用戶的訪問范圍。